Activation des alertes SMS automatiques pour les appels manqués - Ne manquez plus jamais un lead
Chaque appel téléphonique est une opportunité commerciale précieuse. Pourtant, il est inévitable que certains appels restent sans réponse : lignes occupées, équipes en réunion, ou appels reçus en dehors des horaires d'ouverture. Transformer ces appels manqués en leads qualifiés est un enjeu majeur pour optimiser votre retour sur investissement marketing.
La fonctionnalité d'alertes automatiques par SMS et WhatsApp de Magnétis est conçue pour relever ce défi. En envoyant instantanément un message personnalisé à un appelant que vous n'avez pas pu joindre, vous maintenez le contact, montrez votre réactivité et engagez la conversation. Cette automatisation puissante vous permet non seulement de récupérer des opportunités commerciales perdues, mais aussi d'améliorer significativement votre expérience client et d'alléger la charge de travail de vos équipes.
Cet article vous guide pas à pas dans la configuration de cette fonctionnalité essentielle pour ne plus laisser aucun lead téléphonique vous échapper.
Comment fonctionnent les alertes sur appels manqués ?
Le principe est simple et redoutablement efficace. Lorsqu'un appel entrant vers l'un de vos numéros de tracking n'aboutit pas, la plateforme Magnétis déclenche automatiquement l'envoi d'un message.
Vous disposez d'une flexibilité totale pour adapter cette fonctionnalité à votre stratégie :
- Informer le prospect (l'appelant) : Envoyez un SMS ou un message WhatsApp à la personne qui a tenté de vous joindre pour l'informer que sa demande a été prise en compte et qu'elle sera recontactée.
- Notifier vos équipes (l'appelé) : Alertez instantanément un ou plusieurs collaborateurs qu'un appel important a été manqué, leur permettant de réagir au plus vite.
Cette double approche assure une gestion optimale de chaque interaction, que ce soit pour rassurer un client potentiel ou pour optimiser vos processus internes de suivi des leads.
Activer vos alertes par SMS/WhatsApp en 5 étapes
La mise en place de vos alertes est un processus rapide et intuitif depuis votre interface Magnétis.
Rendez-vous dans la section
Rapports et alertes > Alertes par SMS de votre compte.1. Créer une nouvelle alerte
Cliquez sur le bouton "Créer une alerte" pour commencer la configuration.
2. Nommer votre alerte
Donnez un titre explicite à votre alerte pour la retrouver facilement, par exemple : "SMS de rappel - Appels manqués service commercial".
3. Choisir le destinataire
C'est ici que vous définissez le but de votre alerte :
- Appelant : Pour envoyer un message au prospect qui n'a pas réussi à vous joindre.
- Appelé : Pour notifier vos équipes en interne. Vous pouvez sélectionner un ou plusieurs destinataires (utilisateurs de votre compte Magnétis).
4. Définir les conditions de déclenchement
Sélectionnez les scénarios qui activeront l'envoi du message. Pour l'objectif qui nous intéresse ici, choisissez "Appels manqués". Vous pouvez affiner cette sélection en fonction de campagnes ou de numéros spécifiques.
5. Choisir le canal d'envoi
Déterminez si vous souhaitez envoyer votre alerte par SMS ou via WhatsApp.
Focus sur la configuration par SMS
L'envoi par SMS est un moyen universel et fiable pour contacter vos prospects. La quasi-totalité des téléphones mobiles pouvant les recevoir, vous assurez une délivrabilité maximale.
Personnaliser vos modèles de message
Pour envoyer un SMS, vous devez au préalable créer un modèle. Vous pouvez le faire directement depuis le
Studio > SMS.Lors de la création, vous devrez configurer :
- Un titre : Pour votre organisation interne.
- Un nom d'expéditeur : Utilisez "InfoAppel" pour un format court standard, ou définissez un expéditeur personnalisé (ex: nom de votre entreprise) qui nécessitera une validation par notre support pour des raisons de conformité.
- Le contenu du message : Rédigez un texte clair et concis.
À savoir Un SMS standard contient un maximum de 160 caractères. L'utilisation de certains caractères spéciaux (comme les emojis ou les accents non standards) peut réduire cette limite. Soyez vigilant pour que votre message ne soit pas tronqué.
Enrichissez vos SMS avec des variables dynamiques
Pour un impact maximal, personnalisez vos messages en utilisant des variables. Celles-ci seront automatiquement remplacées par les informations relatives à l'appel, rendant votre communication plus pertinente.
##LIENTRACKEVERSLANDPAGE##: Insère un lien de tracking unique vers une landing page.##NOMSUPPORT##: Le nom du canal marketing à l'origine de l'appel (ex: Google Ads, SeLoger, Site Web).##TRACKN##: Le numéro de téléphone tracké qui a été composé.##NUMERO##: Le numéro de téléphone de l'appelant.##DATE-HEURE##: La date et l'heure exactes de l'appel manqué.##ACCOUNTNAME##: Le nom de votre compte Magnétis.
Exemple de message : Bonjour, vous avez tenté de nous joindre au sujet de notre annonce sur ##NOMSUPPORT##. Un conseiller va vous rappeler dans les plus brefs délais. Vous pouvez aussi prendre RDV ici : ##LIENTRACKEVERSLANDPAGE##Intégrez une Landing Page pour capturer le lead
La variable
##LIENTRACKEVERSLANDPAGE## est particulièrement puissante. Elle vous permet de diriger le prospect vers une page de destination avec un formulaire (prise de rendez-vous, demande de devis, etc.). Vous transformez ainsi un simple appel manqué en un lead qualifié avec des informations précieuses.Depuis le Studio, vous pouvez configurer des options avancées pour vos landing pages :
- Notifier des collaborateurs par email ou SMS à chaque soumission de formulaire.
- Limiter le nombre de clics ou la durée de validité du lien.
- N'autoriser qu'un seul envoi du formulaire par contact.
NOUVEAU : Envoyez vos alertes via WhatsApp
Offrez une expérience conversationnelle enrichie en contactant vos prospects sur leur application de messagerie préférée.
Pour configurer une alerte WhatsApp :
- Sélectionnez "WhatsApp" comme canal d'envoi.
- Choisissez le modèle de message WhatsApp que vous souhaitez utiliser (ces modèles doivent être pré-approuvés par Meta).
- Si vous n'avez pas encore lié votre compte, suivez notre guide dédié : Configurer l'intégration WhatsApp Business
Assurez 100% de couverture avec le SMS de secours
Que se passe-t-il si votre prospect n'utilise pas WhatsApp ? Magnétis a tout prévu. Vous pouvez activer l'option d'envoyer automatiquement un SMS si le message WhatsApp ne peut pas être délivré. Pour cela, sélectionnez simplement un modèle SMS de "backup" lors de la configuration de votre alerte WhatsApp.
FAQ
Q1 : Pourquoi est-il stratégique de répondre automatiquement à un appel manqué ?
Répondre instantanément à un appel manqué par SMS ou WhatsApp montre votre professionnalisme et votre réactivité. Cela vous permet de capter l'attention du prospect au moment où son intention d'achat est la plus forte, avant qu'il ne contacte un concurrent. C'est aussi un moyen efficace de gérer les demandes 24/7, même en dehors de vos heures de bureau.
Q2 : Quelle est la différence entre envoyer le SMS à l'appelant et à l'appelé ?
Envoyer un message à l'appelant est une action de communication client : vous rassurez votre prospect et maintenez le contact. Envoyer une alerte à l'appelé est une notification interne : vous informez vos équipes (commercial, support...) qu'une action de leur part est requise pour traiter un lead manqué.
Q3 : Puis-je personnaliser le nom de l'expéditeur de mes SMS ?
Oui, vous pouvez demander à utiliser un nom d'expéditeur personnalisé (ex: le nom de votre marque) au lieu d'un numéro court générique. Cette option est soumise à une validation par nos équipes pour garantir la conformité avec les réglementations des opérateurs télécoms.
Q4 : Comment les variables dynamiques améliorent-elles la performance de mes alertes SMS ?
Les variables dynamiques comme
##NOMSUPPORT## ou ##DATE-HEURE## permettent de créer des messages ultra-personnalisés. Un prospect recevant un message qui mentionne précisément la source de sa recherche (ex: "suite à votre appel depuis notre annonce sur LaCentrale") se sentira immédiatement compris et sera plus enclin à poursuivre l'échange. Cela augmente les taux d'engagement et de conversion.Q5 : Ai-je besoin d'un compte WhatsApp Business pour utiliser cette fonctionnalité ?
Oui, l'envoi de notifications via WhatsApp pour les entreprises est encadré par Meta (Facebook). Vous devez disposer d'un compte WhatsApp Business API et le connecter à Magnétis pour pouvoir utiliser ce canal. Notre support peut vous guider dans cette démarche.
À retenir - Documentation express
Pour activer les alertes sur appels manqués :
- Accédez à
Rapports et alertes > Alertes par SMS. - Cliquez sur "Créer une alerte" et donnez-lui un nom.
- Choisissez le destinataire : "Appelant" pour le prospect, "Appelé" pour vos équipes.
- Sélectionnez la condition de déclenchement, par exemple "Appels manqués".
- Choisissez le canal (SMS ou WhatsApp) et sélectionnez votre modèle de message.
- (Optionnel) Depuis le
Studio, créez et personnalisez vos modèles de SMS/WhatsApp avec des variables dynamiques et associez-y des landing pages. - Sauvegardez et activez votre alerte pour ne plus jamais perdre un lead téléphonique.
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